Manfred Baierl

Dipl.-Des., studierte in Mainz, Amsterdam und Montréal Visuelle Kommunikation, journalistische Zusatzausbildungen bei Fachverlagen, seit 1983 Künstlerischer Leiter von GAMB Cross-Media-Design in Frankfurt am Main, dort seit Jahren u.a. Entwerfer und Hersteller zahlreicher Fach- und Special-Interest-Zeitschriften.

"PDF ist der Standard für weiterzugebende Dokumente, die beim Empfänger genauso aussehen sollen wie gemacht. Die Vertriebs-Strategie von Adobe hat diese Entwicklung gefördert, denn

  • das Anschauen von PDF-Dateien ist für den Empfänger kostenlos,
  • aber der Erzeuger einer PDF muss für die verwendete Technologie zahlen.

Durch die kostenlose Weitergabe und Vertrieb des Interpreters PDF-Reader kann jede normal erstelle PDF-Datei auf allen Rechnerplattformen angeschaut und von da aus meist auch ausgedruckt werden.

Besonders eignet sich PDF für die elektronische Übertragung von gestalteten Seiten oder Teilen von gestalteten Seiten. PDF hat sich deshalb z.B. in Anwaltskanzleien, bei der Dokumentation und in Werbeagenturen für den Austausch von Druckvorlagen bewährt.

Dabei sollte aber berücksichtigt werden, dass diese Seiten auch erst mal gestaltet werden müssen. Nicht jedes Dokument muss immer genauso ausschauen, wie bei der Erstellung. Oft reicht für die rein textliche Information ein normales Text-Format völlig aus oder ein strukturiertes XML-Dokument wäre die viel weitsichtigere Lösung. "

Manfred Baierl im Mai 2000 auf dem Weg zur Drupa in Düsseldorf
Mai 2000 auf dem Weg zur Druck und Papier (drupa) in Düsseldorf

"Geben Sie Ihren Dateien einen vernünftigen Namen"

Denn auch PDF-Dateien liegen zuerst einmal immer auf einem Speichermedium. Dort sind sie meist nicht alleine. In den Druckvorstufen von Zeitschriftenherstellern tummeln sich oft Hunderte dieser Datensätze, die mittlerweile als Anhang von eMails über das Internet versendet werden. Beim Empfänger kommen so manchmal 40 verschiedene PDF-Anlieferungen mit gleichlautendem Dateinamen wie etwa "Anzeige.pdf" an. Mit ein wenig Disziplin können Sie solch ein Chaos verhindern.

Aber auch für Sie selbst sind vernünftige Dateinamen sehr zu empfehlen: Nach einiger Zeit können Sie sich nämlich einfach nicht mehr daran erinnern, wie die gesuchte Datei denn eigentlich heißt und so führen die in jedem System eingebauten Such-Mechanismen oft ins Leere. Aus meiner langjährigen Erfahrung im Umgang mit ausgetauschten Dateien kann ich Ihnen nur raten, sich Gedanken über die Dateinamen zu machen. Da sie meistens nicht wissen können, auf welchem System Ihre Dateien wieder geöffnet werden sollen, empfehle ich für die Namensgebung der Dateien:

  • konsequente Kleinschreibung aller Zeichen
  • Verzicht auf Leerzeichen innerhalb von Dateinamen
  • Verzicht auf deutsche Umlaute
  • Verwendung des einfachen Bindestrich als optischen Trenner
  • exakte Suffix-Bezeichnung (getrennt durch einen Punkt) am Ende der Datei, z.B.:
    mb-gamb-einlad-fest-11-2003-a.pdf

Für den Namen selbst kann ich folgende Überlegungen empfehlen:

Suchen Sie sich einen Kurzcode für sich selbst als Ersteller/in (z.B. Initialen, Firmenkürzel) aus maximal 4 regulären Buchstaben in Kleinschreibweise (ohne deutsche Umlaute wie ö, ä, ü oder ß. Den setzen Sie an den Anfang aller von Ihnen erstellten Dateien. Innerhalb von Arbeitsgruppen mit vielen Mitarbeitern hat sich die Reihenfolge "Initialen-Bindestrich-Firmenkürzel" bewährt.

Entscheiden Sie, um was für einen speziellen Inhalt es geht und finden Sie eine Kurzbeschreibung dafür (z.B. "anz" für eine Anzeige, "datbl" für ein Datenblatt). Auch hier bitte keine Umlaute und Leerzeichen verwenden. Als Trenner nehmen Sie den Bindestrich. Statt der Beschreibung des Inhalts können Sie auch den Zweck der Datei mit einem Kürzel ausdrücken.

Definieren Sie eine Versionsnummer der Datei. Damit haben Sie und andere eine einfache Einschätzung über die Aktualität (Bitte keine Punkte verwenden wie bei Programmnamen, sondern z.B. -a, -b, -c oder -d verwenden).
eMail an den Autor schreiben